今年7月，李克强总理在国家科技战略座谈会上曾谈道：“我听一些科技人员反映，因为许多繁琐规章，他们大量时间没法待在实验室，而是用来搞‘内政外交’。每年填写各种表格就会浪费不少精力。”
那么，科学家需要填什么表？填表占了他们多少时间？
填写年度总结和结题报告，小课题需花一个月，大的项目恐怕要耗费两个月
年底本是研究成果收官、科学家高兴的时候，某国立研究院的周明研究员却在为“填表”发愁。“我主持多个国家研究课题，需要向相关部门提交至少3份项目执行报告。小课题需花费一个月来填写，大的项目恐怕要耗费两个月。”
周明所填的“表”，是指科研项目的年度总结或结题报告。以时长5年的科研项目为例，除了申请课题时需提交大量表格，获批实施后的第一、二、三、四年底，都要提交年度总结。等到第五年项目验收时，再提交结题报告。他告诉记者，一份完整的报告约40—50页，承担的项目越多，需要提交的表格就越多，而且都集中在年底，真有点不堪重负。
除了自己主持的项目，周明还要填写参与其他主持人名下项目的总结。此外，他还要填写科技部各个下属事业单位发来的“成果调查统计表”——他们要用来调查科技成果的投资效益和作统计分析。“这种表格特别多，内容与项目总结通常重叠，但格式很不一样，每次都得重填一遍。”
“填表”并非只是简单地动动笔或敲敲键盘，首先要准备详实具体的资料。“如果项目涉及多个单位，还要提前告知对方整理、上报数据。他们通常要花几周时间准备，这期间我要反复催促、耐心等待。”
数据齐备后，周明开始一项项填。据他介绍，总结报告要求填写项目执行期间发表过的所有论文，不能只填数目和名称，要把论文的完整电子版扫描上去。有的电子表格不允许直接复制文档的内容，需要填表人点击下拉菜单选项，一个字一个字地输入。
除了填写表格，周明团队还要在年终汇报会上用幻灯片的形式，向评委们汇报科研进展和成果。“评委们要求很高，制作幻灯片要动很多脑筋，花很多心思。”周明无奈地说，“年终汇报会的筹备工作也由项目组承担，预订会议室、准备茶水……年底项目组都在‘办会’，很难有心思搞科研。”
据周明大致估算，填写年度总结和结题报告在一年当中大约要占近20%的工作时间——这还不包括年初的项目申请。“填写项目申请表占的时间比年度总结还要多一些。一般而言，越能干的科研人员课题越多，填表就越多，真正做科研的时间反而少了。”
在高校教学、科研一肩挑的科研人员，到年底填的表就更多了。南方某高校的年轻教授林风告诉记者，除了项目总结报告、年度工作考核，还有一堆与教学相关的表格。“教学日历、学期成绩、试卷分析……要填的表格五花八门，让人大费周章。青年教师如果想评奖、评职称，要填的表格就更多了。”
为了报销科研经费，科研人员要精打细算，三天两头看财务报表，快变成专业会计了
潘玲是一位环境学专家，让她特别为难的，是与项目经费相关的财务报表。
“除了申请时要开动脑筋填写经费预算，项目结题时还要提交财务报告。要算清项目几年的花费，需要把各个参与单位的票据和账务集中起来，分门别类地加以整理，汇总后请科技部认可的审计公司出具审计报告。整理准备各项财务支出清单大概需要3个月，因为根据规定，每一笔钱都要有相应票据说明用项——光整理各个参与单位的账目就要两周时间。”
更让潘玲备感挠头的，是她对财务报表“不会填”和“不敢填”。
说到“不会填”，潘玲说自己很长一段时间分不清“差旅费”和“交通费”到底有啥区别，曾因为填错账目类别，多次被财务处“打回来”返工。“‘不敢填’，是因为每笔钱都要跟申请项目时的预算明细对号入座，如果对不上，就容易‘犯错误’。我最近每天都要看财务报表，简直成专业会计了！”她苦笑着说。
据潘玲介绍，由于从2006年开始加强了财务审计，研究项目的财务类表格增加了很多，而且要求项目开销全部“按预算完成”，有的项目甚至不允许超支一分钱。为此，负责项目的科研人员需要三天两头看报表，生怕花错、花超了。
潘玲告诉记者，她的一位同事在申报项目时本已做好差旅费预算，但到出差的时候科研任务有变化，更改了行程，导致实际花销和预算不一致，结果大费周折。“更让人哭笑不得的是，前几年没有高铁、火车票便宜，现在有了高铁，票价比以前贵，差旅费就很容易超标。但差旅预算是几年前填的，不能更改，要更改的话就得打报告请示领导，一来一去又浪费了很多时间。”
“如果预算做得精确还好，如果不够精确，出了问题就属于‘乱做预算’。比如实验材料费预算20万元，结题时如果才花了15万元，那你就有‘套用国家经费’的嫌疑”，据潘玲透露，有一些科研人员被迫在账目上作假，真的是为了结题时过财务报销关。“科学研究存在许多不确定性，计划没有变化快是常有的事。有结余，批评你多做预算；没结余，怀疑你滥用经费——这让人心里憋屈。”
“连买根试管都要填一堆单子！”据周明介绍，国内的科研人员采购实验用品，如果金额高，就需跟公司签合同，开出清单后，去财务拿支票；拿支票要写申请；借款要开发票，报销完了还要平账——每个环节都很啰嗦。“更麻烦的是，每个环节都需要各级领导签字，领导不在就要干等着，无形中又增加了时间成本。”
建议取消一些无意义的报表，完善相关设计，建立信息公共平台，减少重复劳动
科研人员费心费力填了这么多表格，到底有多少用处？
“填表的初衷可能是好的，有些表格也确有必要。”周明说，比如财务报表，管理部门把它作为一种管理手段，通过查看报表了解项目的进展，检查监督经费的使用情况，希望能借此防止学术造假、杜绝贪污腐败。“但有些表格纯粹是走形式，甚至是管理者为了显示自己的存在。”
“我国的研究员、副研究员和教授、副教授加起来有数百万，每年总共要填多少表啊？管理者看得过来吗？”林风说，“我觉得交上去的表格基本没人看。每个项目总结都摞得跟小山一样高，管理者哪里看得过来？”
受访者建议，取消一些无意义的报表。高校院所和上级管理部门应认真听取科学家的意见，真正尊重科研规律，本着为科学家服务的理念，尽量减少科学家填表的时间。“就说旨在检查科研进展的项目年度考核吧，这种考核并不符合科学研究的实际情况。”林风说，科学研究不是按照计划的线路去旅行、今年到哪儿明年到哪儿，而是对未知世界的探索，研究者自己都不知道哪条路走得通、何时能到终点。“在这种情况下要求研究者填写所谓的年度进展，不是很滑稽吗？”
科学设计表格。“对于一些必填的表格，完全可以设计得更科学、更合理。”潘玲说，比如申请项目时的财务预算，应当根据科研活动的规律和不同领域的具体特点，设计得更灵活一些。“科研的最大特点是不确定性，对于未来几年的科研进展和具体花费，科学家哪能预测得分毫不差？相关部门在安排项目预算时，可以根据以往的经验，设定一个大致的比例，比如差旅费、交通费、仪器费大致各占多大比例，实际研究中只要不超出这个比例就行了。如果规定得太死太细，就会阻碍科研活动的正常进展，甚至会逼着科学家为报销做假账。”
利用科技手段建立信息公共平台，减少重复劳动。林风建议，科学研究几乎涉及每一个政府部门，目前科研经费又是多头管理，多数科研人员需要向不同的部门申请经费，而每次申请都需要重复填写个人的科研基本情况、发表论文情况等。“如果搭建一个全国性的信息平台，把科研人员的基本情况都录入进去，他们申报课题时的基本信息可以自动生成或自动调取，就会节省很多时间。”他同时建议，目前实行的科技报告制度，可以参照项目结题报告，而不是像现在这样单搞一套制式，让科研人员劳神费力地重复填写。
受访者盼望，管理者能认真倾听一线科研人员的呼声，不要再让科研人员把宝贵的时间过多浪费在填表上。
(文中采访对象均为化名。)
