Word美化打印Access数据表格方法

  次阅读 作者:智能小宝 来源:互联网 2016-01-28 13:21 我要评论(0)

首要,在Access打开源数据库,做完排序等数据处置后,在“导航”窗格中,挑选包括待导出数据的目标。接下来依据所用Access版别不一样,介绍后续不一样操作。

一、Access2003表格

在“工具”菜单中,指向“Office链接”→“用Microsoft Office Word发布”(如图1),系统将自动生成一个WordRTF格式的文件,并自动打开这个文件的Word编辑窗口。

二、Access2007表格

单击“外部数据”选项卡,在“导出”组中,单击“Word”(如图2)。只有在数据库打开时,才能使用“导出”命令。

在“导出向导”中,指定目标文件的名称;如果你想在导出操作完成之后查看Word文档,请选中“完成导出操作后打开目标文件”复选框;如果在开始导出操作之前选择了要导出的记录,可以选中“仅导出所选记录”复选框(如图3)。不过,如果想导出视图中的所有记录,请保持该复选框处于清空状态。如果没有选择记录,此复选框会显示为不可用状态。设置完毕,单击“确定”按钮。

无论是哪一个Access版本,当同名的.rtf文件已经存在,会弹出是否替换已有文件的对话框,提示你单击“是”以覆盖该文件(如图4)。单击“否”可更改目标文件的名称。现在,在Word编辑窗口,就已经是由Access数据库转换而成的表格了。这时,你可以对这个表格的字体、边框、底纹等进一步进行设置,然后在Word中打印输出就万事大吉了。

三、注意事项

1、当你运用“导出向导”导出对象时,Access会在一个WordRTF格局文件(*.rtf)中创立该方针数据的副本。关于表、查询和窗体,可见字段和记载在Word文档中会显现为表格。“导出向导”始终会导出带格局的数据。

2、这就意味着只要在方针或视图中能看到的字段和记载会连同显现格局设置一同导出。因筛选器设置而躲藏的列和记载不会被导出。关于报表,报表规划也会在导出时被保存,以企图使Word文档与报表尽可能类似。

3、Access数据库发布或导出为Word表格前,请查看源数据,保证其间不包括过错指示符(绿色三角形)或#Num这样的过错值。在将数据导出到Word之前,一定要先处理过错疑问,不然,你会发现这样的值被替换为Null值。

4、假如方针Word文档存在并且是翻开的,请在持续操作之前先封闭它。不能向现有的Word文档追加数据。在数据库中,假如你只想导出表、查询或窗体的一部分,请翻开该方针,然后只挑选需求的记载。

5、当你从Access导出到Word文档时,数据始终会导出到一个新Word文档中。假如你期望数据刺进到一个现有的Word文档中,则有必要将该数据从Access导出到一个新Word文档,然后将数据从这个新Word 文档仿制并粘贴到现有的文档中。或许,你也能够从Access表、查询、窗体或报表中直接复制行,然后将它们粘贴到现有的文档中。

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